eventcoördinator

Wat krijg je van ons?

• Een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op B (B1-B2-B3) niveau.
• Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks startloon vanaf € 3.148 (1 jaar ervaring) waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen;
• Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact en heel wat verantwoordelijkheden;
• De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen;
• Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag;
• Ecocheques (€200 per jaar);
• Een aantrekkelijke tweede pensioenpijler
• Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding 
• Een gratis hospitalisatieverzekering;
• Eindejaarspremie;
• Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen;
• 100den voordelen en kortingen via onze sociale dienst
• De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren; 
• De plaats van tewerkstelling is S.M.A.K. Jan Hoetplein 1, 9000 Gent.

We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is.

Je werkt binnen S.M.A.K., het Stedelijk Museum voor Actuele Kunst in Gent, in het team van Collection-care, Productie- en Facility. Als eventcoördinator ben je verantwoordelijk voor de praktische realisatie van de evenementen in het S.M.A.K. Het gaat zowel over externe events (vb. sponsorevents, commerciële zaalhuur) als interne events (discursief artistiek programma, Late Donderdagen…). Je staat in voor het totale proces rond het uitwerken van evenementen van de preproductie, de opbouw tot en met de afbouw. 

Dit is dé job voor jou, want:
Coördineren en organiseren van evenementen zit in je vingers.

• Je ontvangt evenementvoorstellen en zorgt dat deze vertaald worden naar een fysiek evenement. Je bent hierbij alert voor de haalbaarheid en crowd management. Denk hierbij aan catering, belichting, opbouw van het evenement, vrijwilligers,…
• Samen met de organisatoren (interne en externe) maak je budgetten en de (deel)planningen op. Je zorgt voor de realistische kijk op de uitwerking en budgettering. Je bent het eerste aanspeekpunt voor de organisatoren.
• Je bouwt een professioneel netwerk van aannemers en leveranciers uit om de realisatie te ondersteunen. 
• Je bent verantwoordelijk voor het opmaken, opvolgen en beoordelen van bestelbonnen en offertes. 
• Je coördineert productieassistenten omtrent de opbouw en afbraak van evenementen. 

Je bent betrokken bij de inhoudelijke uitwerking en conceptbepaling van evenementen.

• Je maakt kaders op met berekening tot mogelijke events in het S.M.A.K.
• Je overlegt met de betrokken teams het museum (zakelijk team, productie team, veiligheid, artistiek team,..). 
• Je maakt correcte inschattingen over de technische aspecten die bij evenementen komen kijken.
• Je bespreekt de invulling van het event met externe partners zoals cateraars, productiefirma’s,… 

Je zorgt dat alle nodige info correct gecommuniceerd wordt.

• Je verzorgt de interne communicatie rond events bij alle betrokken partijen. Dit gebeurt onder andere tijdens een wekelijks coördinatieoverleg. 
• Tijdens een wekelijkse terugkoppeling met het hoofd collection care, productie en facility bespreek je de nodige updates.
• Je behoudt het overzicht, zodat je tijdens het proces steeds interne en externe partners steeds geïnformeerd zijn. 

Wat zijn de voorwaarden?

• Je hebt minimaal 1 jaar relevante professionele ervaring als eventcoördinator in de culturele sector en 1 jaar professionele ervaring met audiovisuele technieken (dit kan omvatten: beeldapparatuur, geluidsinstallatie, verlichting,..). Deze ervaringen kunnen uit verschillende functies voortkomen..
• Bij start voldoe je aan de algemene voorwaarden.

Ben jij onze nieuwe eventcoördinator?

Schrijf je ten laatste in  op 1 september 2025 door op de knop 'Solliciteer nu' te klikken.  
Je sollicitatie is pas geldig als je alle onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:

• Een recent cv. Vermeld hierin de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud. We moeten op basis hiervan kunnen bepalen of je voldoet aan de ervaringsvoorwaarde.
• Als je een bachelordiploma hebt, voeg dit dan toe aan jouw online dossier. Mogelijks worden een aantal computergestuurde testen voor jou niet-eliminerend.